POLÍTICA DE PRIVACIDAD WEB

En Reqent nos tomamos en serio la privacidad y la protección de los datos personales.

Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos los datos personales cuando visitas nuestra web, solicitas información, contratas o utilizas Reqent, contactas con nuestro equipo o actúas como usuario autorizado de una organización cliente.

También explicamos cuál es la posición de Reqent cuando la plataforma se utiliza para solicitar y recibir documentación de terceros.

QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para los tratamientos propios relacionados con la gestión de la web, contratación, cuentas de usuario, facturación, soporte y relación con nuestros clientes, el responsable del tratamiento es:

Titular: Rafael Escobar Sánchez
Nombre comercial: Reqent
NIF: 51451739A
Domicilio: Avenida Somosierra 12, 28703 San Sebastián de los Reyes, Madrid
Correo electrónico: hola@reqent.com
Web: https://reqent.com

QUE DATOS PERSONALES TRATAMOS

Los datos que podemos tratar dependerán de la relación que mantengas con Reqent.

USUARIOS DE LA WEB Y PERSONAS QUE SOLICITAN INFORMACIÓN

Podemos tratar:

• nombre y apellidos
• correo electrónico
• teléfono, cuando se facilite
• empresa u organización
• cargo o información profesional
• contenido de la consulta
• y cualquier otra información que nos facilites voluntariamente

CLIENTES Y USUARIOS DE REQENT

Podemos tratar:

• nombre y apellidos
• correo electrónico
• teléfono
• empresa u organización
• cargo
• datos de acceso y cuenta
• usuarios y permisos asociados a una organización
• plan contratado
• información relativa a la contratación
• datos de facturación
• histórico de comunicaciones
• solicitudes de soporte
• e información necesaria para gestionar la relación contractual

DATOS TÉCNICOS Y DE SEGURIDAD

Cuando utilizas la web o la plataforma podemos tratar determinados datos técnicos necesarios para garantizar el funcionamiento y seguridad del servicio, como:

• dirección IP
• fecha y hora de acceso
• identificadores técnicos
• dispositivo y navegador
• registros de actividad
• accesos a la cuenta
• incidencias
• y otra información técnica necesaria para prevenir accesos no autorizados y proteger la plataforma.

PARA QUE UTILIZAMOS TUS DATOS Y SU BASE JURÍDICA

Reqent podrá tratar tus datos para las siguientes finalidades:

• atender consultas y solicitudes de información
• base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (aplicación de medidas precontractuales) o
• base jurídica: art. 6.1.f) RGPD (interés legítimo del responsable)
• gestionar el alta y la cuenta de usuario
• base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (aplicación de medidas precontractuales)
• prestar el servicio contratado
• base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (aplicación de medidas contractuales)
• gestionar pagos, facturación y obligaciones administrativas
• base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (aplicación de medidas contractuales)
• mantener la seguridad de Reqent
• base jurídica: art. 6.1.f) RGPD (interés legítimo del responsable)
• gestionar las reclamaciones y responsabilidades
• base jurídica: art. 6.1.f) RGPD (interés legítimo del responsable)
• enviar comunicaciones relacionadas con el servicio
• base jurídica: art. 6.1.b) RGPD (aplicación de medidas precontractuales) o
• base jurídica: art. 6.1.f) RGPD (interés legítimo del responsable)
• enviar comunicaciones comerciales (cuando exista una base jurídica que lo permita)

REQENT COMO ENCARGADO DE TRATAMIENTO

Cuando una empresa, profesional u organización utiliza Reqent para solicitar documentación a sus clientes, proveedores, colaboradores u otras personas, Reqent no determina qué documentación debe solicitarse ni la finalidad para la que será utilizada.

En estos casos:

• la empresa, profesional u organización que genera la solicitud actúa como responsable del tratamiento;
• y Reqent actúa como encargado del tratamiento, tratando los datos únicamente para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del responsable.

El responsable es quien debe determinar, entre otras cuestiones:

• la finalidad del tratamiento;
• su base jurídica;
• qué datos y documentos necesita;
• la proporcionalidad de la documentación solicitada;
• el plazo durante el que debe conservarla;
• las medidas de seguridad que correspondan;
• y la información que debe facilitar a las personas afectadas.

Reqent presta únicamente la infraestructura tecnológica necesaria para gestionar la solicitud, recibir temporalmente la documentación, realizar su seguimiento, ponerla a disposición del responsable y, cuando se haya configurado esta opción, transferirla al sistema de almacenamiento elegido por este.

La relación entre Reqent y sus clientes respecto de estos tratamientos se regula mediante el correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.

DOCUMENTACIÓN APORTADA A TRAVÉS DE REQENT

Cuando recibes un enlace de Reqent para aportar documentación, dicho enlace ha sido generado por una empresa, profesional u organización que utiliza nuestro servicio. Esa entidad es quien actúa como responsable del tratamiento de la documentación solicitada.

Reqent actúa únicamente como encargado y no decide:

• qué documentación se solicita;
• para qué se necesita;
• qué base jurídica legitima el tratamiento;
• cuánto tiempo debe conservarla posteriormente el responsable;
• ni qué usos posteriores realizará sobre dicha documentación.

Si deseas conocer la finalidad concreta para la que se solicitan tus documentos o ejercer tus derechos sobre ellos, deberás dirigirte a la empresa, profesional u organización que te haya enviado la solicitud. La información general facilitada por Reqent sobre el funcionamiento de la plataforma no sustituye el deber de información que corresponde al responsable del tratamiento.

Si recibimos una solicitud relacionada con datos tratados por cuenta de uno de nuestros clientes, colaboraremos con dicho cliente para facilitar su correcta atención.

DONDE SE ALMACENA TEMPORALMENTE LA DOCUMENTACIÓN

Reqent utiliza actualmente infraestructura de Supabase para el almacenamiento temporal y tratamiento técnico necesario para prestar el servicio. La región principal de almacenamiento utilizada por Reqent se encuentra configurada en Frankfurt, Alemania.

La documentación se transmite mediante conexiones cifradas y se almacena aplicando medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

DURANTE CUANTO TIEMPO SE ALMACENA LA DOCUMENTACIÓN

Reqent está diseñado como un servicio de recepción y transferencia temporal de documentación, no como un sistema de archivo documental permanente.

Existen dos modalidades de conservación:

CUANDO EL CLIENTE UTILIZA GOOGLE DRIVE, ONEDRIVE Y OTRO ALMACENAMIENTO INTEGRADO

Cuando el cliente ha configurado una integración compatible, la documentación recibida se transfiere automáticamente al sistema de almacenamiento seleccionado.

Reqent mantiene una copia temporal en su infraestructura durante un plazo máximo de 5 días. Transcurrido dicho plazo, el documento se elimina de los sistemas operativos de Reqent.

CUANDO EL CLIENTE NO UTILIZA ALMACENAMIENTO EXTERNO AUTOMÁTICO

Cuando no existe una integración de almacenamiento externo, la documentación permanece disponible temporalmente en Reqent durante un plazo máximo de 30 días, permitiendo al cliente acceder a ella o descargarla. Transcurrido dicho plazo, los documentos se eliminan de los sistemas operativos de Reqent.

Las copias de seguridad técnicas, cuando existan, se utilizan exclusivamente para garantizar la continuidad, recuperación y seguridad del servicio y están sometidas a sus propios ciclos limitados de retención y eliminación.

Cuando un cliente conecta su propia cuenta de Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint u otro servicio compatible, Reqent utiliza dicha integración exclusivamente para transferir la documentación al destino seleccionado por el cliente.

Una vez realizada la transferencia y eliminada la copia temporal existente en Reqent, el tratamiento, conservación y seguridad posterior de dichos documentos corresponde al responsable del tratamiento y se encuentra sujeto también a las condiciones del servicio de almacenamiento que haya seleccionado.

La utilización de una integración externa no elimina el tratamiento temporal que Reqent debe realizar para recibir y transferir los documentos.

CON QUIEN COMPARTIMOS SUS DATOS

Reqent no vende ni comercializa los datos personales tratados a través de la plataforma. Podrán acceder a determinados datos proveedores necesarios para la prestación del servicio cuando actúen como encargados o subencargados del tratamiento regulado en la normativa RGPD

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

La infraestructura utilizada actualmente por Reqent para el tratamiento y almacenamiento temporal de la documentación se encuentra ubicada en el Espacio Económico Europeo. Por tanto, el tratamiento principal de la documentación realizado a través de la plataforma no implica, por razón de la ubicación de dicha infraestructura, una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Reqent procurará que los proveedores y subencargados que intervengan en el tratamiento de la documentación ofrezcan garantías adecuadas conforme al Reglamento General de Protección de Datos.

Si en el futuro se incorporase algún proveedor que implicase una transferencia internacional de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, Reqent verificará previamente que dicha transferencia dispone de una base válida y de las garantías exigidas por el RGPD, utilizando, cuando corresponda:

• una decisión de adecuación de la Comisión Europea
• cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea
• u otro mecanismo válido previsto en la normativa de protección de datos

La información relativa a los proveedores y subencargados utilizados por Reqent se mantendrá actualizada y estará disponible para sus clientes.

SEGURIDAD

Reqent aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo. Los documentos se transmiten utilizando conexiones cifradas y se adoptan controles destinados a evitar accesos no autorizados. Los usuarios de Reqent son responsables de custodiar adecuadamente sus credenciales y de configurar correctamente los usuarios, permisos e integraciones de su organización.

Los enlaces de solicitud deben considerarse información confidencial y no deben compartirse con personas distintas de aquellas autorizadas para aportar la documentación correspondiente.

CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los periodos de conservación dependen del tipo de información y de la finalidad para la que haya sido tratada.

Cuando Reqent actúe como encargado del tratamiento, los plazos de 5 y 30 días se refieren exclusivamente al almacenamiento temporal realizado por Reqent. Una vez que la documentación haya sido transferida o descargada por el responsable, será este quien determine y aplique los plazos de conservación que correspondan conforme a la finalidad del tratamiento y a la normativa aplicable

DERECHOS

Cuando Reqent actúe como responsable del tratamiento, puede ejercer los derechos conferidos en la normativa aplicable de protección de datos escribiendo a hola@reqent.com; la solicitud deberá permitirnos identificarte y determinar el derecho que deseas ejercer. Cuando resulte necesario podremos solicitar información adicional para comprobar tu identidad. También puedes presentar una reclamación en la autoridad de control (www.aepd.es), en caso de considerar vulnerados tus derechos.

Cuando tus datos aparezcan en documentos solicitados a través de Reqent por una empresa, profesional u organización, los derechos de protección de datos deberán ejercerse principalmente frente a dicha entidad, por ser quien actúa como responsable del tratamiento.

Reqent colaborará con sus clientes en la atención de estos derechos conforme a sus obligaciones como encargado del tratamiento.

Si una solicitud de ejercicio de derechos se dirige directamente a Reqent respecto de datos tratados por cuenta de un cliente, Reqent la trasladará al responsable correspondiente cuando sea posible identificarlo.

Última actualización noviembre 2026