INFORMACIÓN A PRESTAR EMISORES DE LA SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
INFORMACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS
Al utilizar Reqent para solicitar documentación a clientes, proveedores, colaboradores u otras personas, actúas como responsable del tratamiento respecto de los datos personales y documentos que solicitas y recibes a través de la plataforma.
Como responsable del tratamiento, deberás cumplir con las obligaciones que te resulten aplicables conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y demás normativa que resulte de aplicación.
En particular, antes de utilizar Reqent para solicitar documentación deberás asegurarte de que:
- dispones de una base jurídica válida para el tratamiento
- los datos y documentos solicitados son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad perseguida
- has facilitado a los interesados la información exigida por la normativa de protección de datos
- aplicas los plazos de conservación que correspondan
- dispones de las medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo
- y cumples, cuando resulte aplicable, los requisitos específicos relativos al tratamiento de categorías especiales de datos, datos de menores u otra información especialmente sensible
Reqent, servicio titularidad de Rafael Escobar Sánchez, actúa como encargado del tratamiento, prestando la infraestructura tecnológica necesaria para gestionar la solicitud, recibir temporalmente la documentación y ponerla a tu disposición. Reqent no determina qué documentación debes solicitar, para qué finalidad debe utilizarse ni cuál es la base jurídica que legitima su tratamiento. Estas decisiones corresponden exclusivamente al responsable que genera la solicitud. La utilización de Reqent no sustituye ni limita las obligaciones que te correspondan como responsable del tratamiento conforme a la normativa de protección de datos.
TRATAMIENTO REALIZADO POR REQENT
Reqent tratará la documentación exclusivamente para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones. Las operaciones realizadas por Reqent pueden incluir:
- generación y gestión del enlace de solicitud
- recepción de la documentación aportada por el destinatario
- almacenamiento temporal
- seguimiento del estado de la solicitud
- puesta a tu disposición de los documentos
- transferencia a tu sistema de almacenamiento, cuando hayas configurado una integración
- y eliminación de la documentación conforme a los plazos previstos
Reqent no utiliza la documentación para publicidad, elaboración de perfiles, comercialización de datos, entrenamiento de sistemas de inteligencia artificial ni para finalidades propias distintas de la prestación, mantenimiento y seguridad del servicio.
ALOJAMIENTO Y CONSERVACIÓN TEMPORAL
La documentación se almacena temporalmente en la infraestructura utilizada por Reqent, actualmente Supabase (www.supabase.com), alojada en Frankfurt, Alemania.
Cuando hayas configurado una integración con Google Drive, Microsoft OneDrive u otro sistema compatible, los documentos recibidos serán transferidos automáticamente al destino seleccionado. En estos casos, Reqent conservará temporalmente una copia durante un plazo máximo de 5 días, tras el cual será eliminada de sus sistemas operativos.
Si no tienes configurada una integración de almacenamiento externo, la documentación permanecerá disponible en Reqent durante un plazo máximo de 30 días, tras el cual será eliminada. Es tu responsabilidad descargar o conservar la documentación antes de que expire el plazo correspondiente.
Las copias de seguridad técnicas, cuando existan, se utilizan exclusivamente para garantizar la continuidad y seguridad del servicio y están sujetas a ciclos limitados de conservación y eliminación.
INTEGRACIONES CON GOOGLE DRIVE, ONEDRIVE O SHAREPOINT
Cuando conectes una cuenta de Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint u otro servicio compatible, estarás indicando a Reqent el destino al que debe transferirse la documentación.
Una vez realizada la transferencia y eliminada la copia temporal existente en Reqent, la conservación, seguridad y gestión posterior de los documentos dependerá de ti como responsable del tratamiento y de las condiciones aplicables al servicio de almacenamiento que hayas seleccionado. Debes asegurarte de que dicho almacenamiento cumple con las medidas de seguridad y garantías necesarias para los datos que vas a conservar.
SEGURIDAD
Debes mantener bajo control tus credenciales de acceso a Reqent, configurar adecuadamente los usuarios y permisos de tu organización y evitar compartir enlaces de administración o acceso con personas no autorizadas.
Los enlaces dirigidos a los destinatarios deben enviarse únicamente a las personas a las que se solicita la documentación.
Si detectas un acceso indebido, pérdida de información, envío erróneo o cualquier posible incidente de seguridad relacionado con una solicitud, deberás comunicarlo a Reqent lo antes posible para que pueda analizarse y adoptarse las medidas necesarias.
SUBENCARGADOS
Para prestar el servicio, Reqent puede utilizar proveedores tecnológicos que actúan como subencargados del tratamiento o como proveedores técnicos necesarios para la prestación del servicio.
Entre los proveedores utilizados para la prestación del servicio se encuentra actualmente Supabase, como proveedor de infraestructura tecnológica y almacenamiento temporal, con región configurada en Frankfurt, Alemania.
La utilización por tu parte de Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint u otros sistemas de almacenamiento propios podrá implicar además la participación de esos proveedores conforme a la relación contractual que mantengas con ellos.
EJERCICIO DE DERECHOS
Como responsable del tratamiento eres quien debe atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad que puedan presentar las personas cuyos datos solicitas.
Si Reqent recibe una solicitud relacionada con datos tratados por tu cuenta, colaborará contigo y te trasladará la información necesaria para que puedas gestionarla.
CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
El uso de Reqent para tratar documentación que contenga datos personales implica una relación de encargado del tratamiento que debe regularse conforme al artículo 28 del RGPD.
El acuerdo de encargo de tratamiento aplicable a Reqent regula las instrucciones del responsable, confidencialidad, seguridad, subencargados, ejercicio de derechos, gestión de incidentes, devolución y eliminación de información y demás obligaciones previstas en la normativa de protección de datos.
Al utilizar Reqent debes asegurarte de conocer y cumplir las obligaciones que te corresponden como responsable del tratamiento.